Empat Quadran Prioritas

Satu rumus sukses dalam mendapatkan kehidupan yang lebih produktif adalah dengan cara mengelompokan tentang kewajiban-kewajiban atau perkejaan yang harus kita kerjakan. Setidaknya  ada 4 kuadran yang harus kita perhatikan dalam menjalani segala aktifitas kita. Teori ini juga dikenal sebagai 4 Kuadran Manajemen Waktu yang diperkenalkan oleh Steven R Covey lewat bukunya ‘First Things First’.

Di bukunya, Steven R. Covey telah menguraikan konsep manajemen prioritas, berdasarkan penting dan mendesaknya suatu kegiatan.

#1 Penting dan Mendesak

#2 Penting dan Tidak Mendesak

#3 Tidak Penting dan Mendesak

#4 Tidak Penting dan Tidak Mendesak

Pertama,  urgensi masalahnya yang dibagi ke dalam dua kelompok; Penting, Tidak Penting,

Kedua, kepentinganya yang juga terbagi ke dalam dua kelompok; Mendesak, Tidak Mendesak

Pertama adalah hal-hal yang Penting sekaligus Mendesak.

Ini adalah hal-hal seperti krisis, keadaan darurat atau tenggat waktu.

Contohnya adalah ketika saya mengikuti sebuah lomba tulis karya ilmiah dengan deadline yang sebentar lagi hampir tiba. Maka saya akan mengebut untuk menyelesaikan tulisan saya. Pekerjaan ini penting karena saya harus ikut lomba demi memenangkan hadiahnya. Dan pekerjaan ini juga mendesak karena deadline yang sebentar lagi tiba.

Contoh lainnya adalah bagaimana seorang pelajar atau mahasiswa harus belajar di malam hari karena besok aka nada ujian akhir. Malam hari sebelumnya dia harus benar-benar mempersiapkan apa yang dia butuhkan untuk ujian besok, seperti alat tulis, kartu, dan membaca kembali topik pelajaran yang akan diujikan.

Yang kedua adalah hal-hal yang Penting tetapi Tidak Mendesak.

Disini kita harus fokus untuk mengerjakan tugas kita meski tidak membuat kita terdesak karena lapangnya waktu yang kita miliki. Contohnya, saya harus menulis setiap hari setidaknya lima halaman dalam satu hari. Bagi saya ini penting dan saya juga tidak dikejar-kejar deadline sebagaimana ketika saya harus menyelesaikan naskah yang diikutkan di dalam sebuah lomba.

Atau jika kamu seorang pelajar, maka kegiatan mengulang kembali pelajaran meskipun besok bukan ujian termasuk dalam kategori ini. Penting tapi tidak mendesak ini adalah kegiatan yang bersifat perencanaan atau pencegahan. Termasuk dalam kategori ini adalah usaha untuk membangun dan menjalin persahabatan serta kekeluargaan. Misal, menelpon orang tua atau sahabat secara rutin atau hang out bersama teman-teman. Rekreasi juga bisa termasuk ke dalam quadran 2.

Ketiga adalah hal-hal yang Tidak Penting tetapi Mendesak.

Ada hal-hal yang tidak penting tapi sangat mendesak untuk dilakukan. Mungkin dengan melakukan pekerjaan itu kita merasa tidak ada keuntungan yang didapat, tapi kita harus melakukannya karena itu bagian dari kehidupan kita. contohnya adalah menemani istri belanja atau memanfaatkan kesempatan membeli barang-barang diskon, membuka e-mail atau menjawab telepon dari teman-teman yang kadang-kadang iseng dan pertemuan-pertemuan yang terkadang tak lebih dari rutinitas.

Hal-hal yang Tidak Penting dan Tidak Mendesak.

Sudah jelas, ini adalah pembunuh waktu yang sesungguhnya. Ini juga pembunuh produktifitas yang membuat kita terjebak ke dalam pusaran kegiatan yang tidak bermanfaat dan kita menghabiskan banyak waktu untuknya. Contohnya scrolling instagram dan faebook, menonton film serial terus menerus, ngobrol-ngobrol tidak tentu arah dan sebagainya. Sehingga kita harus mengurangi hal ini dan mencoba membatasinya.

Nah, mulai sekarang kita bisa mengelompokan kegiatan-kegiatan yang sering kita lakukan dan menempatkannya di quadran masing-masing. Dengan cara ini kita bisa mengetahui mana kegiatan yang benar-benar prioritas dan harus segera dikerjakan, mana yang harus rutin dilakukan, mana yang sewaktu-waktu bisa dikerjakan dan ditinggalkan, serta mana aktifitas yang benar-benar harus dikurangi atau bahkan ditinggalkan.

Intinya sih, muhasabah dan melakukan perenungan sebelum beraktifitas. Jika aktifitas tersebut bermanfaat, maka teruskan. Tapi jika kegiatan tersebut tidak mengandung manfaat, lebih baik ditinggalkan.